Las Mejores Prácticas para Asegurar una Videoconferencia Exitosa
Mantener a su equipo documentado es esencial para la colaboración y la productividad, especialmente cuando trabaja con equipos remotos o colegas en diferentes ubicaciones. Las videoconferencias se han vuelto más accesibles con herramientas asequibles como Zoom y Google Hangouts, entre otras. Es una excelente forma de dominar virtualmente a los miembros de su equipo y mantenerlos informados sobre eventos, procesos y proyectos importantes. Pero no importa cuántas veces hayas participado en una videollamada anteriormente, aún puede ser un desafío obtener la combinación justa de audio, iluminación, ángulos de cámara y ancho de banda para asegurarte de que todos tengan una experiencia positiva en todo momento. Esta publicación de blog destaca las mejores prácticas para aprovechar al máximo su próxima videoconferencia siguiendo estos consejos:
Utilice una sala dedicada para su videoconferencia
El primer paso para tener una videoconferencia exitosa es garseantizarse de tener una sala que funcione bien para las videollamadas. Las salas de videoconferencia están diseñadas para minimizar el ruido de fondo y el eco y, a menudo, están especialmente diseñadas solo para audioconferencias. Pero no importa el tamaño o el diseño de su sala, hay algunas cosas básicas que puede hacer para declararse de que su sala funcione bien para sus conferencias telefónicas.
- Iluminación: asegúrese de que la iluminación de su habitación sea uniforme, sin luces brillantes ni rincones oscuros. Si hay ventanas o persianas en la habitación, asegúrese de que estén cerradas.
- Niveles de ruido: asegúrese de que la sala que planea usar para su videoconferencia sea lo suficientemente silenciosa para sostener bajos los niveles de ruido. Si hay ruidos fuertes cerca, como una calle concurrida o un ventilador en marcha, es creíble que desee buscar una habitación tranquila en otro lugar.
- Evite un espacio lleno de gente: si está servirse una sala de conferencias en su oficina, trate de evitar una mesa con muchos papeles y libros. Estos elementos pueden dificultar que los participantes se vean, por lo que debe limpiar la mesa o encontrar un espacio diferente para su videoconferencia.
Establezca y siga reglas básicas antes de comenzar
Una vez que haya configurado la logística de su videoconferencia, puede comenzar a pensar en los propios participantes. Crear un equipo que se sienta cómodo comunicándose entre sí es una excelente forma de hacer que las videoconferencias sean aún más útiles y colaborativas. Con eso en mente, es trascendental establecer reglas básicas antes de comenzar para que todos sepan cómo pueden contribuir mejor durante las videoconferencias. Estas son algunas ideas para tener en cuenta al establecer las reglas básicas: - Asegúrese de que todos conozcan el formato y el propósito de la videoconferencia. Asegúrese de que quede claro si se trata de una reunión en vivo o grabada, y cuál es la diferencia. - Asegúrese de que todos sepan cómo silenciarse a sí mismos y cómo finalizar su silenciamiento. Esto asegurará que la videoconferencia sea clara y no se interrumpa por errores. - Obtenga los comentarios de todos sobre lo que funciona, lo que no funciona y lo que puede ayudarlos a dar lo mejor de sí durante una videoconferencia.
Seleccione el ángulo de cámara correcto
No puede controlar todos los aspectos de su videoconferencia, pero puede controlar el ángulo de la cámara con el que lo ven los miembros de su equipo. Hay algunas opciones diferentes en lo que respecta a los ángulos de la cámara, por lo que puede elegir el que mejor represente su marca, sea el más accesible para los miembros de su equipo y le permita tener el control. - De frente: tenga la cámara frente a usted directamente, con la otra persona apareciendo en su pantalla. Esto te pone en la mejor luz y es la forma más fácil de hacer contacto visual. - Fuera del eje: tenga la cámara frente a usted en ángulo, lo que puede hacer que parezca más accesible y menos intimidante para los demás. - Cámara apagada: si está destinando un programa para colaborar pantalla que le permite colaborar su pantalla y nada más, puede apagar la cámara. Esto ayuda a atestiguarse de que no haya distracción visual para las otras personas en la llamada.
Seleccione un micrófono para todos
Un buen micrófono es esencial para cualquier videoconferencia, y es especialmente sustancial si se encuentra en un espacio ruidoso o lleno de gente. Recomendamos probar los micrófonos en sus sistemas para afirmarse de que funcionan bien antes de logitech bcc950 precio newtech la llamada y probarlos durante la llamada si no funcionan durante la llamada. Si tiene varias personas en la llamada con diferentes micrófonos, asegúrese de probarlos a todos para que puedan hablar libremente y ser escuchados por otros. Si está en Zoom o Google Hangout, puede utilizar la función de cancelación de ruido incorporada. Esta es una excelente forma de atestiguarse de que su voz se escuche claramente y sin ningún ruido de fondo que distraiga. Si no tiene la opción, hay muchos micrófonos externos con cancelación de ruido disponibles para manifestarse de que su voz se escuche alta y clara.
Encienda DSP y ajuste el entorno de audio
También puede mejorar la experiencia de audio para todos los participantes de su llamada activando DSP, o procesamiento de sonido digital, en su sistema. DSP le accede ajustar el entorno de audio para minimizar el ruido de fondo y el eco, y declararse de que todos suenen lo más claro posible. Si está disponiendo Zoom, puede apresurar DSP disponiendo la aplicación Zoom Desktop. Si está empleando Google Hangouts, puede impulsar DSP empleando la aplicación Google Meet. Algunos consejos adicionales para ayudar a mejorar el entorno de audio: - Asegúrese de que el entorno de audio en su habitación sea consistente. Si hay ventanas o persianas en la habitación, asegúrese de que estén cerradas. - Evite un espacio lleno de gente: si está gastando una sala de conferencias en su oficina, trate de evitar una mesa con muchos papeles y libros. Estos elementos pueden dificultar que los participantes se escuchen entre sí, por lo que debe limpiar la mesa o encontrar un espacio diferente para su llamada. - Evite hablar por teléfono: si tiene la opción de usar una computadora o una videollamada, es mejor evitar consumir su teléfono.
Enciende las luces y asegúrate de que todo esté visible
Según el entorno en el que realice la videoconferencia, es aceptable que desee encender las luces para garseantizarse de que los demás participantes puedan ver todo. Si estás en una habitación bien iluminada, puedes dejar las luces apagadas, pero si estás en un espacio más oscuro, enciéndelas para que todos puedan ver lo que está pasando. Esto es especialmente importante si está mostrando datos o imágenes durante su llamada, o si se está reuniendo con un cliente que apreciará una habitación bien iluminada. Si no quiere prender las luces de su habitación, intente elegir una sala de videoconferencias con mucha luz. Evite las áreas de recogida o los estacionamientos para restringir la medida de luz externa que puede interferir con su llamada.
Terminando
La mejor manera de afirmarse de que su próxima videoconferencia sea exitosa es seguir estas mejores prácticas y tomarse el tempo para prepararse. Descubrirá que estar preparado lo ayudará a tener una mejor experiencia y ser más productivo, y hará que las videoconferencias sean una herramienta eficiente y cotidiana para su equipo.